Seit dem 2. August 2024 ist der EU AI Act in Kraft. Die erste Frist, die Unternehmen direkt betrifft, lief bereits im Februar 2025 ab: Ab diesem Zeitpunkt müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das steht so in Artikel 4 der Verordnung, und das Wort „ausreichend“ klingt vager als es ist. Denn die EU-Kommission und nationale Aufsichtsbehörden werden im Streitfall prüfen, ob Unternehmen konkrete Maßnahmen ergriffen haben. Ein pauschales „wir beschäftigen uns damit“ reicht nicht.
Was der EU AI Act von Unternehmen konkret verlangt
Artikel 4 des AI Act spricht von „KI-Kompetenz“ als Pflichtanforderung für alle Personen, die KI-Systeme im beruflichen Kontext einsetzen oder überwachen. Das betrifft nicht nur Softwareentwickler oder Datenwissenschaftler. Gemeint sind auch Sachbearbeitende, die mit KI-gestützten Entscheidungstools arbeiten, Führungskräfte, die KI-Projekte verantworten, und Einkäufer, die KI-Systeme beschaffen.
Die Anforderungen sind risikobasiert gestaffelt. Wer Hochrisiko-KI-Systeme betreibt, etwa in der Personalauswahl, im Kreditwesen oder in der medizinischen Diagnostik, trägt eine deutlich höhere Nachweispflicht als ein Unternehmen, das lediglich einen KI-Chatbot zur Kundenkommunikation nutzt. Trotzdem gilt: Auch im Niedrigrisikobereich ist Kompetenz nachzuweisen, nicht nur zu behaupten.
Warum ein Zertifikat mehr ist als ein Stück Papier
Viele Unternehmen reagieren auf neue Compliance-Anforderungen mit internen Rundschreiben oder einmaligen Informationsveranstaltungen. Das genügt hier nicht. Eine zertifizierte Schulung erfüllt drei Funktionen gleichzeitig: Sie dokumentiert den Wissensstand der Mitarbeitenden zum Schulungszeitpunkt, sie schafft eine belastbare Grundlage für spätere Audits, und sie zwingt zur strukturierten Auseinandersetzung mit einem Thema, das andernfalls an der Oberfläche bleibt.
Ein konkretes Szenario: Ein mittelständisches Logistikunternehmen mit 120 Mitarbeitenden setzt seit 2023 ein KI-System zur Routenoptimierung ein. Das System trifft automatisierte Empfehlungen, die Disponenten übernehmen. Wenn dieses System in eine Kategorie mit nennenswerten Risiken fällt, müssen die Disponenten nachweislich verstehen, wie das System funktioniert, wo seine Grenzen liegen und wann sie manuell eingreifen müssen. Ohne Schulungsnachweis steht das Unternehmen bei einer Prüfung durch die Bundesnetzagentur, die als mögliche nationale Behörde im Gespräch ist, auf dünnem Eis.
Aufbau einer betrieblichen KI-Schulung
Eine strukturierte betriebliche KI-Schulung umfasst in der Regel drei inhaltliche Bausteine: Grundlagenwissen zu KI-Technologien und deren Funktionsweise, rechtliches Basiswissen zum EU AI Act inklusive der rollenspezifischen Pflichten, sowie praxisbezogene Anwendungsfälle aus dem jeweiligen Unternehmenskontext.
Die Dauer variiert je nach Zielgruppe und Risikostufe. Für operative Mitarbeitende, die KI-Systeme täglich nutzen, ohne sie zu konfigurieren, sind komprimierte Formate von vier bis acht Stunden realistisch. Für Systemverantwortliche, Compliance-Beauftragte und Führungskräfte sind tiefergehende Formate mit 16 bis 24 Stunden sinnvoll. Entscheidend ist nicht die Stundenanzahl, sondern der Nachweis, dass die relevanten Inhalte vermittelt und verstanden wurden. Genau das leistet ein Abschlusszertifikat mit dokumentierter Lernerfolgsprüfung.
Was ein Zertifikat enthalten sollte
- Name und Datum der Schulungsmaßnahme
- Inhaltliche Themenschwerpunkte mit Bezug zum AI Act
- Name und Qualifikation des Schulungsanbieters
- Bestätigung einer Lernerfolgskontrolle (Test, Prüfung, Assessment)
- Gültigkeitsdauer mit Hinweis auf empfohlene Auffrischung
Zertifikate ohne Lernerfolgsprüfung sind im Zweifelsfall weniger aussagekräftig. Wer lediglich bescheinigt, an einer Veranstaltung teilgenommen zu haben, kann nicht belegen, dass Inhalte tatsächlich vermittelt wurden.
Unterschiede zwischen Anbietern und Betreibern
Der AI Act unterscheidet scharf zwischen Anbietern, also Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder in Verkehr bringen, und Betreibern, die fertige Systeme einsetzen. Für die meisten deutschen Unternehmen außerhalb der Technologiebranche ist die Betreiberrolle relevant. Das reduziert den Aufwand, hebt ihn aber nicht auf.
Betreiber müssen unter anderem sicherstellen, dass sie KI-Systeme nur zweckgemäß einsetzen, dass Mitarbeitende angemessen geschult sind, und dass menschliche Aufsicht über automatisierte Entscheidungen gewährleistet ist. Wer KI-Systeme aus dem Ausland bezieht, also etwa US-amerikanische oder asiatische Plattformen nutzt, übernimmt zusätzliche Pflichten, wenn der ursprüngliche Anbieter keine EU-konforme Dokumentation liefert.
Kosten und Nutzen realistisch einschätzen
Ein häufiger Einwand lautet: Der Aufwand ist zu hoch für den Nutzen. Rechnet man nach, ergibt sich ein anderes Bild. Bei einem Team von 20 Mitarbeitenden mit einem externen Schulungsangebot im mittleren Preissegment fallen Kosten zwischen 2.000 und 6.000 Euro an, je nach Umfang und Anbieter. Das entspricht ein bis zwei Tagesgehältern einer Fachkraft. Dem gegenüber stehen mögliche Bußgelder, die der AI Act für Verstöße gegen Artikel 4 vorsieht: bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, was höher ist.
Jenseits der Compliance gibt es einen weiteren Effekt, den Unternehmen unterschätzen. Mitarbeitende, die KI-Systeme wirklich verstehen, nutzen sie besser, erkennen Fehler früher und entwickeln realistischere Erwartungen. Das spart langfristig Zeit und reduziert Fehler durch unkritische Übernahme von KI-Ausgaben.
Jetzt handeln statt abwarten
Die Februar-Frist 2025 ist verstrichen. Unternehmen, die noch keine Schulungsmaßnahmen ergriffen haben, befinden sich bereits in einer rechtlich unsicheren Zone. Die gute Nachricht: Es gibt keinen offiziellen Stichtag nach dem Motto „danach wird geprüft“. Die Behörden bauen ihre Kapazitäten noch auf. Das schafft ein Zeitfenster, um nachzuziehen, aber dieses Fenster wird kleiner.
Praktisch empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Zunächst eine interne Bestandsaufnahme, welche KI-Systeme im Unternehmen eingesetzt werden und in welche Risikokategorie sie fallen. Dann eine Zielgruppenanalyse, welche Mitarbeitendengruppen welches Schulungsniveau benötigen. Und schließlich die Auswahl eines Anbieters, der sowohl rechtlich relevante Inhalte vermittelt als auch ein Zertifikat mit nachweisbarer Lernerfolgskontrolle ausstellt.
KI-Kompetenz ist keine Frage des guten Willens mehr. Sie ist eine Rechtspflicht mit messbaren Konsequenzen. Unternehmen, die das jetzt ernst nehmen, haben gegenüber zögerlichen Wettbewerbern einen klaren Vorteil, sowohl gegenüber Behörden als auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern, die zunehmend nach Nachweisen fragen.
