Online-Terminbuchung in die Praxiswebsite integrieren

Ausgangslage

Warum viele Patienten lieber buchen als anrufen

Wer abends um neun feststellt, dass die Kontrolle überfällig ist kann nicht anrufen. Wer tagsüber im Büro sitzt will nicht in der Warteschleife hängen. Und wer Angst vor dem Zahnarzt hat, schiebt den Anruf gern noch eine Woche auf. Eine Online-Terminbuchung nimmt all diesen Menschen die Hürde.

Für die Praxis ist das ebenfalls eine Entlastung. Jeder online gebuchte Termin ist ein Telefonat weniger an der Rezeption, das Team wird seltener aus der Asistenz gerufen, und Buchungen landen direkt im Kalender statt auf einem Zettel. Systeme wie Doctolib oder Dr. Flex sind in vielen Zahnarztpraxen deshalb längst im Einsatz. Sie senden Erinnerungen, reduzieren Terminausfälle und geben Patienten das Gefühl, die Praxis sei auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar.

Das Problem ist selten das System, sondern seine Einbindung in die Praxiswebsite. Der Buchungsbutton versteckt sich auf der Kontakseite, das Widget lädt auf dem Smartphone nicht richtig, oder es fehlt jeder Hinweis darauf, welche Termine überhaupt online gebucht werden können. Dann nutzt das beste System wenig, weil Patienten den Weg dorthin nicht finden.

Die Leistung

Wie wir die Terminbuchung in die Praxiswebsite integrieren

Die Einbindung besteht aus mehr als einem Button. Diese Punkte gehören bei uns dazu:

• Platzierung. Buchungsbutton im Kopf jeder Seite, am Ende jeder Leistungsseite und auf dem Smartphone in einer dauerhaft sichtbaren Leiste am unteren Rand.
• Erwartung klären. Ein Satz, welche Termine online buchbar sind und welche telefonisch vereinbart werden. Das verhindert Frust auf beiden Seiten.
• Technische Einbindung. Verlinkung oder Einbettung, je nach System und Datenschutzbewertung. Bei Einbettung wird der Fremdcode erst nach Einwilligung geladen.
• Gestaltung. Button und Umfeld in den Praxisfarben, damit der Wechsel ins Buchungssystem nicht wie ein Absprung auf eine fremde Seite wirkt.
• Zweiter Weg. Telefonnummer antippbar und ein einfaches Rückrufformular, das unabhängig vom Drittanbieter funktioniert.
• Datenschutz. Passender Abschnitt für die Datenschutzerklärung, den Sie rechtlich prüfen lassen können. Keine Einbindung ohne Beschreibung.
• Test auf allen Geräten. Buchung einmal komplett durchspielen, auf iPhone, Android und Desktop, bevor die Website online geht.

Datenschutz bei eingebetteten Buchungssystemen

Ein Punkt, der bei der Einbindung häufig übersehen wird: Ein eingebettetes Buchungsfenster lädt Code vom Server des Anbieters, und dabei werden bereits Daten des Besuchers übertragen, bevor er überhaupt einen Termin gebucht hat. Das ist datenschutzrechtlich nicht ohne Weiteres zulässig. Zwei Wege sind sauber. Entweder wird der Buchungsbutton als einfacher Link auf die Buchungsseite des Anbieters umgesetzt, dann verlässt der Patient die Praxiswebsite bewusst. Oder das Fenster wird erst geladen, nachdem der Besucher zugestimmt hat, etwa über einen Hinweis mit Schaltfläche an der Stelle, an der das Fenster erscheinen würde. Welche Variante sinnvoll ist hängt vom Anbieter und von der gewünschten Nutzererfahrung ab. In beiden Fällen gehört der Anbieter in die Datenschutzerklärung.

Bei einem Relaunch der Praxiswebsite prüfen wir zusätzlich, ob die bisherige Einbindung nach dem Umzug weiter funktioniert. Widgets müssen nach einem Domainwechsel oft neu freigeschalten werden, und das fällt sonst erst auf wenn die erste Buchung ausbleibt.

Stolperfallen

Woran die Terminbuchung auf Praxiswebsites scheitert

• Der Button ist da, aber unsichtbar. Grau auf hellgrau im Footer. Patienten suchen ihn nicht, sie erwarten ihn oben rechts.
• Alles ist buchbar. Wenn Notfälle und Implantatberatungen online frei gebucht werden können, entsteht Chaos im Kalender. Terminarten bewußt begrenzen.
• Das Widget lädt ohne Einwilligung. Fremdcode, der beim seitenaufruf sofort Daten überträgt, ist ein Datenschutzrisiko. Erst nach Zustimmung laden oder verlinken statt einbetten.
• Kein Hinweis auf Wartezeit. Wer online nur Termine in acht Wochen sieht ohne zu wissen, dass Akutfälle telefonisch schneller drankommen, bucht woanders.
• Bestätigungsmails im Spam. Wenn Patienten die Bestätigung nicht erhalten rufen sie doch an. Absenderadressen und Texte gehören geprüft.
• Nur ein Weg. Fällt das System aus oder scheitert ein älterer Patient am Widget gibt es keine Alternative. Telefon und Rückrufformular gehören immer daneben.

Für Patienten mit Einschränkungen ist der zweite Weg besonders wichtig, weil eingebettete Buchungssysteme nicht immer barrierefrei sind. Mehr dazu auf der Seite barrierefreie Praxiswebsite. Wie die Terminbuchung in den gesamten Weg vom Suchergebnis bis zum Termin passt, beschreibt Neupatienten gewinnen.

Wenn Sie Ihre Terminbuchung neu einbinden oder erstmals einrichten möchten, beschreiben Sie uns kurz System und Praxissoftware: Terminbuchung für Ihre Website anfragen. Einen Überblick über alle Bausteine finden Sie in den Leistungen für Zahnarztpraxen.